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如何策划一场高峰论坛?

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       随着各行业科技的发展与进步,越来越多的学术领域需要得到证实与普及,在同行业中,企业不仅需要相互竞争同时也需要有平台和契机进行交流,通过交流能更好的发展行业内的相关技术同时推进企业的发展,所以近年来高峰论坛活动的普及也再走进各行各业,那如何举办一场高峰论坛活动呢?开门红文化会传媒活动策划团队以十几年的专业经验,以严谨的态度为你作出解答!
1、给你将要策划的活动定性、定调。

A、策划人在做活动的之前,一定要对即将策划的活动的目的、规格有一个清晰的认识,对整个活动的主体调性有一个定位,所有前期的准备工作,细节工作,一定要为达成目的服务。

B、确定论坛的主题、相关议题,以及主持人。

C、论坛的主题要有时代感、有针对性、有现实意义。

D、论坛的相关议题主要由哪位嘉宾发表观点?

E、主持人很关键,专业性的论坛,最好找业内人士,能够与现场形成精彩互动。

F、主要嘉宾的讲话稿的撰写要符合讲话人身份、符合讲话场所、时机、内容符合论坛主题。

G、活动开始后,要注意现场的每一个细节,不能出现与本次论坛风格、基调不一致的安排、接待、布场等动作。

2、专业论坛的策划,在人员的邀请上要注意:

A、邀请函撰写要简洁、明了、语气诚恳,简要介绍论坛规格、目的和意义并表达谢意。

B、论坛主要参与人员,要提前预约,并告知论坛主题,以便对方准备发言稿件。在对方准备好发言稿以后,要求提前发给策划方审阅,以免出跑题,做广告过多的嫌疑。

C、同时要随时跟进,掌握其行程,适时地提醒对方,以免忘记日程。

D、其它参与人员,也要提前预约。

E、准备贵宾台卡,可以做适当创意,并且多做预备。

3、策划人活动之前与酒店等论坛举办地的对接工作

A、活动之前要踩点、看场地、测量场地尺寸、预测宣传物料摆放尺寸、拍摄现场图片。

B、踩点时要拿出清单,与酒店工作人员逐一确认会场需要提供的物料、坐式安排、主席台搭建效果、LED投影等物料,尽可能细致,看到效果。

C、踩点结束后,可要求酒店绘制现场平面图,策划人要给酒店反馈书面物料清单。

D、制作内部工作人员作业站位指示图。

4、与公司内部工作人员的沟通有所欠缺

A、活动策划方案形成后,要取得主要相关部门的支持,提前沟通,听取有益意见。

B、自带的物料需要提前采购的,要及时下单,以便活动开始前能到位。

C、有大型物料运输的,要做好公司内部和活动场地的对接工作。

D、摒弃个人主观思维,以客观事实为依据,做到眼见为实。

E、制作现场执行人员分工部位图,详细安排人员分工,定岗定责。

5、策划人追求细节,考虑问题要全面

A、在能够想到的问题发生的情况后,马上做准备,不要犹豫。

B、思考问题的找主干、先主后次、延伸思考。

C、多做假设,并预备解决方案、应急措施。

6、流程避免单一传统,大胆创意

A、创意可根据场地、时机、主题等客观因素的基础上发挥。

B、多参与国际大型论坛举办的案例,加以借鉴,学习。

C、有时候要突破常规思维,在目标的指引下,尝试形式的改变。

7、现场节奏控制注意:

A、圆桌对话,是开放性的论坛环节,主持人相当重要,要能压得主场,同时有广博的知识面,有灵活应变能力,在话题上能够收放自如,善于引导。

B、可在论坛主题下,作适当辩论话题,引发现场参与的积极性。

C、论坛结束,要有总结性结语,结语也要有开放性,起到承前启后的作用,为后续的活动埋下伏笔。

开门红文化传媒凭借卓越的市场洞察力,4A创意水准的国际视野,以及360度全方位跨界策划能力,努力将每场活动策划执行   到完美状态,努力做活动策划执行领域的先驱领导者。

东莞市开门红文化传媒有限公司,有着丰富的经验,一站式解决会议场地、创意会议策划、创意表演,高效执行等问题。

开门红文化传媒网站:http://www.gdkmh.com

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